Miten saada hybridityön malli toimimaan organisaatiossa?
Koronan jälkimainingeissa on keskusteluissa ja käytännössä risteilleet erilaiset työnteon mallit, kuten työskentely kotoa käsin, paluu toimistoon kokopäiväisesti tai tiettyinä päivinä, paluu jaettuihin tiimeihin, paluu takaisin kotiin, paluu toimistolle ja niin edelleen. Jo vähemmästäkin menee pää pyörälle.
Keskustelu etätyöstä, sen hyvistä ja huonoista puolista on usein hyvin mustavalkoista. Mielipiteissä korostuvat henkilökohtaiset mielipiteet ja kokemukset. Kun yksi kokee etätyön olevan unelmapaikka tehdä työtä ilman suurempia häiriötekijöitä, toinen puolestaan kaipaa toimiston sosiaalisia hetkiä ja spontaaneja kohtaamisia muiden kanssa.
Future Forumin raportin mukaan 72 % työntekijöistä kertoi, etteivät he halua palata perinteiseen toimistotyöskentelyyn ja toivovat tulevaisuudessa hybridi- ja etätyömallia, missä hybridityö on etätyön ja paikan päällä tehtävän työn yhdistelmä.
Joustava työ tukee parhaimmillaan aikaansaamista, tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä. Joustavan työn järjestelyjä mietittäessä on hyvä olla tietoinen siitä, että valmiita ratkaisuja ei ole. Kyse ei ole kokonaan uudesta asiasta, sillä osalla organisaatioista oli kokemusta etätyöstä jo pandemiaa edeltävältä ajalta, kun taas osa taas siirtyi etätyöhön lähes kylmiltään keväällä 2020.
Muutama näkökulma hybridimallin tarkasteluun:
1. Työ ja tehtävät
Kun pohditaan erilaisia organisaation tehtäviä, on hyvä huomioida tuottavuuteen vaikuttavat kriittiset osatekijät kuten energia, keskittyminen, koordinointi ja yhteistyö. Hybridityöjärjestelyjen suunnittelun haasteena ei ole pelkästään optimoida hyötyjä vaan myös minimoida haitat ja ymmärtää kompromisseja. Kotona työskentely voi lisätä energiaa, mutta se voi myös eristää ja haitata yhteistyötä. Työskentely synkronisessa aikataulussa voi parantaa koordinointia, mutta se voi myös aiheuttaa jatkuvaa viestintää ja keskeytyksiä, jotka puolestaan häiritsevät keskittymistä.
Työt ja tehtävät ovat erilaisia. Esimerkiksi analyytikon työ edellyttää runsasta ajattelutyötä ja hyviä ratkaisuja, joiden miettiminen on mahdotonta meluisassa ympäristössä. Asiakaspalvelu, missä asiakaspalvelua hoidetaan puhelimitse ja muissa kanavissa on puolestaan tiimityötä ja edellyttää jatkuvaa kontaktia myös muiden tiimiläisten kanssa. Työnteko voi tällöin olla mukavampaa samassa tilassa. Tiskin takana tehtävä asiakaspalvelutyö puolestaan edellyttää aina jonkun paikallaoloa.
2. Työntekijöiden omat mieltymykset
Kykymme toimia tuottavasti vaihtelee huomattavasti henkilökohtaisten mieltymystemme mukaan. Kun suunnitellaan hybridityöskentelyä, on otettava huomioon työntekijöiden mieltymykset. Lisäksi on annettava muille mahdollisuus ymmärtää ja mukautua näihin mieltymyksiin. Erilaiset elämäntilanteet, persoonallisuus, etäisyys työpaikalle, työkokemuksen ja asiantuntijuuden määrä ja työsuhteen kesto määrittävät, miten mieluiten haluamme työtämme tehdä.
Vasta työelämään astuneet nuoret kaipaavat enemmän ohjausta ja kokevat helposti yksinäisyyttä etätöissä. Kokeneet työntekijät saattavat puolestaan arvostaa etäisyyden suomaa työrauhaa. Myös perheelliset saattavat kokea etätyön enemmän omakseen yksinasuviin verrattuna.
3. Projektit ja työnkulku
Jotta hybridityö onnistuisi, on otettava huomioon, miten työ tehdään. Harva tekee työtään yksin, sillä työmme on sidoksissa tiimin tai muiden sidosryhmien työhön. Uutta teknologiaa on otettu käyttöön sellaisten asioiden hoitamiseksi etänä, mitkä ennen hoidettiin paikan päällä. Esimerkiksi videoteknologiaa on otettu käyttöön erilaisiin asiantuntijoiden suorittamiin arviointeihin. Myös sähköinen allekirjoitus on sivuuttanut paikan päällä fyysisesti tapahtuvan allekirjoitusprosessin.
Pandemian aika pakotti monet organisaatiot miettimään lähemmin tärkeimpiä työn teon prosesseja ja tunnistamaan vanhentuneet ja tarpeettomat toimintamallit. Työn kulkua on tehty esimerkiksi läpinäkyvämmäksi siirryttäessä digitaaliseen työympäristöön.
4. Osallisuus ja tasapuolisuus
Kun kehität uusia hybridikäytäntöjä ja -prosesseja, kiinnitä erityistä huomiota osallisuuteen ja tasapuolisuuteen. Tutkimusten mukaan epäoikeudenmukaisuuden tunne työpaikalla voi heikentää tuottavuutta, lisätä työuupumusta, vähentää yhteistyötä ja vähentää työntekijöiden pysyvyyttä.
Mikäli henkilöstö kokee, ettei heitä ole kuultu tai hybridityön käytännöt koetaan epäreiluksi voi mikä tahansa malli muodostua ongelmalliseksi. Epäreiluuden kokemus on myös hyvin yleinen tilanteissa, joissa yksiköiden johtajat tai esihenkilöt soveltavat etätyömahdollisuutta hyvin eri tavoin. Henkilöstö kannattaakin ottaa vahvasti mukaan, kun mietitään sopivaa hybridimallia. Näkemyksiä ja ajatuksia voidaan kerätä kyselyjen, haastattelujen ja työpajojen kautta.
5. Yhteenkuuluvuuden tunne
On tärkeää edistää osallisuutta ja järjestää sellaista toimintaa, mikä antaa kaikille mahdollisuuden yhteyksien luomiseen. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi huddle-huoneissa, millä tarkoitetaan pientä kokoushuonetta 3 -6 hengelle ja joka on varustettu audio/video-ominaisuuksilla nopeita tiimikokouksia varten. Nämä antavat ryhmille mahdollisuuden käydä keskusteluja ilman isomman huoneen varaamista. Lisäksi tulisi muistaa viikoittaiset kannustimet tai kertaluonteiset tapahtumat, kuten hybridi-tiiminrakentaminen. Seikkailu mahdollistaakin erilaisia hybridisti toteutettavia tiimiaktiviteetteja.
